紙質(zhì)發(fā)票作廢有哪些條件？電子發(fā)票可以作廢嗎？

來(lái)源：東奧會(huì)計(jì)在線責(zé)編：劉凱莉2025-11-03 08:40:47

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發(fā)票作廢是企業(yè)日常開(kāi)票中常見(jiàn)操作，但不少財(cái)務(wù)人員因不熟悉規(guī)則，出現(xiàn) “紙質(zhì)發(fā)票隨意作廢被處罰”“電子發(fā)票誤點(diǎn)作廢導(dǎo)致無(wú)法紅沖” 等問(wèn)題。根據(jù)《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》及國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于增值稅發(fā)票管理的最新規(guī)定，紙質(zhì)發(fā)票作廢有嚴(yán)格條件限制，電子發(fā)票則完全不適用 “作廢” 流程，需通過(guò)紅沖處理。本文系統(tǒng)梳理紙質(zhì)發(fā)票作廢的條件、流程，電子發(fā)票紅沖的操作要點(diǎn)及常見(jiàn)誤區(qū)，幫企業(yè)精準(zhǔn)合規(guī)處理發(fā)票問(wèn)題。

一、紙質(zhì)發(fā)票作廢：5 大嚴(yán)格條件，缺一不可

紙質(zhì)發(fā)票(含增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票的紙質(zhì)版)并非想開(kāi)就開(kāi)、想廢就廢，需同時(shí)滿足以下 5 個(gè)條件，否則不得作廢，需按 “開(kāi)具紅字發(fā)票” 流程處理：

條件 1：作廢時(shí)間限制 —— 需在 “開(kāi)票當(dāng)月” 內(nèi)處理

紙質(zhì)發(fā)票作廢有明確的時(shí)間窗口，必須在開(kāi)具發(fā)票的當(dāng)月內(nèi)完成作廢操作，跨月后即使?jié)M足其他條件，也不得作廢。

例：2025 年 10 月 5 日開(kāi)具的紙質(zhì)專票，若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，需在 2025 年 10 月 31 日前完成作廢;11 月 1 日后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，只能紅沖，不能作廢。

例外：若企業(yè)當(dāng)月已完成增值稅申報(bào)(如 10 月 15 日申報(bào) 9 月稅款)，則 10 月開(kāi)具的發(fā)票仍可在 10 月內(nèi)作廢，不受 “申報(bào)時(shí)間” 影響，作廢后需在次月申報(bào)時(shí)調(diào)整對(duì)應(yīng)銷售額。

條件 2：發(fā)票聯(lián)次完整 —— 所有聯(lián)次需齊全且未丟失

紙質(zhì)發(fā)票作廢時(shí)，需確保 “發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)(專票特有)、記賬聯(lián)” 三聯(lián)(或兩聯(lián)，部分普票為兩聯(lián))完整收回，缺一不可。

專票作廢：需收回 “發(fā)票聯(lián)”(購(gòu)買(mǎi)方記賬用)和 “抵扣聯(lián)”(購(gòu)買(mǎi)方抵扣用)，若購(gòu)買(mǎi)方已取走聯(lián)次，需先追回才能作廢;

普票作廢：需收回 “發(fā)票聯(lián)”(購(gòu)買(mǎi)方記賬用)，若為兩聯(lián)普票，需同時(shí)收回發(fā)票聯(lián)和記賬聯(lián);

禁忌：若某一聯(lián)次丟失(如抵扣聯(lián)丟失)，即使其他聯(lián)次齊全，也不得作廢，需按 “發(fā)票丟失” 流程處理后再紅沖。

條件 3：發(fā)票狀態(tài)未使用 —— 未認(rèn)證、未勾選、未記賬

作廢前需確認(rèn)發(fā)票未被購(gòu)買(mǎi)方或銷售方使用，具體包括：

購(gòu)買(mǎi)方未認(rèn)證(專票)：若購(gòu)買(mǎi)方已通過(guò)增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)勾選認(rèn)證或掃描認(rèn)證，銷售方不得作廢，需由購(gòu)買(mǎi)方發(fā)起紅沖申請(qǐng);

銷售方未記賬：若銷售方已將發(fā)票記賬聯(lián)作為原始憑證入賬(如裝訂進(jìn)會(huì)計(jì)憑證)，需先沖銷原賬務(wù)記錄，再作廢發(fā)票，避免 “賬務(wù)與發(fā)票狀態(tài)不一致”;

未跨月使用：即使在當(dāng)月內(nèi)，若購(gòu)買(mǎi)方已將發(fā)票用于報(bào)銷記賬，銷售方也需先與購(gòu)買(mǎi)方協(xié)商，收回原發(fā)票聯(lián)后再作廢。

條件 4：作廢原因合規(guī) —— 僅限 “開(kāi)具錯(cuò)誤、銷貨退回、銷售折讓”

紙質(zhì)發(fā)票作廢的原因需符合稅法規(guī)定，僅限以下 3 類情況，不得因 “想調(diào)整稅率”“開(kāi)錯(cuò)購(gòu)買(mǎi)方名稱后懶得紅沖” 等非合規(guī)原因隨意作廢：

開(kāi)具錯(cuò)誤：如發(fā)票代碼、號(hào)碼、稅率、金額、購(gòu)買(mǎi)方信息(名稱、稅號(hào))填寫(xiě)錯(cuò)誤;

銷貨退回：貨物已銷售但購(gòu)買(mǎi)方退回，交易終止，需作廢原發(fā)票;

銷售折讓：因貨物質(zhì)量問(wèn)題等給予購(gòu)買(mǎi)方價(jià)格折讓，且未跨月，可作廢原發(fā)票后重新開(kāi)具折讓后金額的發(fā)票。

例：某企業(yè)為客戶開(kāi)具 10 萬(wàn)元紙質(zhì)普票后，客戶發(fā)現(xiàn)稅號(hào)填寫(xiě)錯(cuò)誤，且在當(dāng)月內(nèi)，可收回發(fā)票聯(lián)后作廢;若客戶僅要求減少 1 萬(wàn)元貨款(折讓)，且在當(dāng)月，也可作廢原發(fā)票，重新開(kāi)具 9 萬(wàn)元發(fā)票。

條件 5：操作流程規(guī)范 —— 需在開(kāi)票系統(tǒng)同步作廢

滿足上述條件后，需通過(guò)增值稅發(fā)票開(kāi)票系統(tǒng)(如航信金稅盤(pán)、百旺稅控盤(pán)、Ukey)完成 “系統(tǒng)作廢”，僅在紙質(zhì)發(fā)票上蓋 “作廢” 章無(wú)效：

登錄開(kāi)票系統(tǒng)，進(jìn)入 “發(fā)票管理→已開(kāi)發(fā)票查詢”，找到需作廢的發(fā)票;

點(diǎn)擊 “作廢” 按鈕，系統(tǒng)提示 “確認(rèn)作廢”，核對(duì)發(fā)票代碼、號(hào)碼無(wú)誤后確認(rèn);

在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上加蓋 “作廢” 章(或手寫(xiě) “作廢” 并簽名)，確保字跡清晰，覆蓋發(fā)票關(guān)鍵信息(如金額、稅率欄);

將作廢發(fā)票的所有聯(lián)次按序號(hào)整理留存，不得丟失或擅自銷毀，需保存至少 10 年(與記賬憑證保管期限一致)。

二、電子發(fā)票：絕對(duì)不能作廢，只能紅沖!

電子發(fā)票(含增值稅電子專用發(fā)票、增值稅電子普通發(fā)票)與紙質(zhì)發(fā)票的作廢規(guī)則完全不同，核心原因是 “電子發(fā)票開(kāi)具后實(shí)時(shí)上傳至稅務(wù)系統(tǒng)，具有不可撤銷性”，因此所有電子發(fā)票均不得作廢，無(wú)論是否在當(dāng)月、是否開(kāi)具錯(cuò)誤，都需通過(guò)開(kāi)具紅字發(fā)票(紅沖)處理。

為什么電子發(fā)票不能作廢?3 個(gè)核心原因

數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步：電子發(fā)票開(kāi)具后，會(huì)立即上傳至全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)，稅務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)記錄發(fā)票狀態(tài)，無(wú)法像紙質(zhì)發(fā)票一樣 “收回聯(lián)次后刪除記錄”;

防篡改與追溯：電子發(fā)票采用電子簽章技術(shù)，一旦開(kāi)具，內(nèi)容無(wú)法修改，作廢操作會(huì)破壞發(fā)票的追溯鏈條，可能導(dǎo)致購(gòu)買(mǎi)方重復(fù)報(bào)銷、抵扣;

政策明確規(guī)定：根據(jù)《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項(xiàng)的公告》(2020 年第 22 號(hào))，電子專票開(kāi)具后不得作廢，發(fā)生銷貨退回、開(kāi)票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需開(kāi)具紅字電子專票;電子普票同理，需開(kāi)具紅字電子普票。

電子發(fā)票紅沖流程：分 “購(gòu)買(mǎi)方已入賬 / 未入賬” 處理

電子發(fā)票紅沖需通過(guò)開(kāi)票系統(tǒng)操作，流程比紙質(zhì)發(fā)票作廢更嚴(yán)謹(jǐn)，需根據(jù)購(gòu)買(mǎi)方是否入賬區(qū)分處理：

場(chǎng)景 1：購(gòu)買(mǎi)方未入賬(未報(bào)銷、未抵扣)

銷售方發(fā)起紅沖：銷售方登錄開(kāi)票系統(tǒng)，進(jìn)入 “紅字發(fā)票管理→紅字發(fā)票信息表填開(kāi)”，選擇 “銷售方申請(qǐng)”，填寫(xiě)原電子發(fā)票代碼、號(hào)碼，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)通過(guò)后生成《紅字發(fā)票信息表》;

開(kāi)具紅字發(fā)票：銷售方在 “紅字發(fā)票填開(kāi)” 模塊，導(dǎo)入已生成的《紅字發(fā)票信息表》，系統(tǒng)自動(dòng)生成紅字電子發(fā)票(金額、稅額為負(fù)數(shù)，與原發(fā)票對(duì)應(yīng))，開(kāi)具后實(shí)時(shí)上傳至稅務(wù)系統(tǒng);

通知購(gòu)買(mǎi)方：銷售方將紅字電子發(fā)票通過(guò)郵箱、微信等方式發(fā)送給購(gòu)買(mǎi)方，提醒其不要使用原發(fā)票報(bào)銷、抵扣，若已下載原發(fā)票，需刪除或標(biāo)注 “已紅沖”。

場(chǎng)景 2：購(gòu)買(mǎi)方已入賬(已報(bào)銷、已抵扣)

購(gòu)買(mǎi)方發(fā)起紅沖申請(qǐng)：購(gòu)買(mǎi)方登錄增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)入 “紅字發(fā)票信息表→填開(kāi)”，選擇 “購(gòu)買(mǎi)方申請(qǐng)”，若為專票且已抵扣，需選擇 “已抵扣”;若為普票或未抵扣專票，選擇 “未抵扣”，填寫(xiě)原發(fā)票信息后提交《紅字發(fā)票信息表》;

銷售方確認(rèn)并開(kāi)具紅字發(fā)票：銷售方登錄開(kāi)票系統(tǒng)，在 “紅字發(fā)票信息表→查詢” 中找到購(gòu)買(mǎi)方提交的信息表，確認(rèn)無(wú)誤后下載，生成并開(kāi)具紅字電子發(fā)票;

雙方賬務(wù)處理：購(gòu)買(mǎi)方需憑紅字電子發(fā)票沖銷原入賬分錄(如 “借：應(yīng)付賬款貸：原材料應(yīng)交稅費(fèi) - 應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出)”)，銷售方憑紅字電子發(fā)票沖銷原銷售收入。

電子發(fā)票紅沖注意事項(xiàng)：3 個(gè)關(guān)鍵要點(diǎn)

紅沖需與原發(fā)票一一對(duì)應(yīng)：一張紅字發(fā)票只能對(duì)應(yīng)一張?jiān)娮影l(fā)票，不得合并紅沖多張發(fā)票;若需調(diào)整多個(gè)交易的金額，需分別為每張?jiān)l(fā)票開(kāi)具紅字發(fā)票;

紅沖后可重新開(kāi)具正確發(fā)票：紅沖完成后，銷售方可根據(jù)實(shí)際情況重新開(kāi)具正確的電子發(fā)票(如修改購(gòu)買(mǎi)方信息、調(diào)整金額)，新發(fā)票與原紅沖發(fā)票無(wú)關(guān)聯(lián);

無(wú)需收回原電子發(fā)票：電子發(fā)票紅沖無(wú)需購(gòu)買(mǎi)方退回原發(fā)票(因電子發(fā)票可無(wú)限次下載)，只需確保購(gòu)買(mǎi)方不再使用原發(fā)票入賬、抵扣，銷售方需留存紅沖申請(qǐng)記錄、紅字發(fā)票作為備查資料。

三、常見(jiàn)誤區(qū)：4 個(gè)易犯錯(cuò)誤，可能面臨處罰

誤區(qū) 1：紙質(zhì)發(fā)票跨月作廢，直接蓋 “作廢” 章

錯(cuò)誤操作：10 月開(kāi)具的紙質(zhì)專票，11 月發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，直接在發(fā)票上蓋 “作廢” 章，不再處理;

后果：跨月發(fā)票作廢不符合條件，稅務(wù)系統(tǒng)中該發(fā)票仍為 “正常開(kāi)具” 狀態(tài)，若購(gòu)買(mǎi)方未抵扣，會(huì)導(dǎo)致 “發(fā)票失控”;若銷售方未申報(bào)該發(fā)票銷售額，會(huì)被認(rèn)定為 “隱瞞收入”，需補(bǔ)繳稅款、滯納金，并處以罰款;

正確做法：跨月紙質(zhì)發(fā)票錯(cuò)誤，無(wú)論聯(lián)次是否齊全，均需按紅沖流程處理(專票需先填開(kāi)紅字信息表，普票可直接紅沖)。

誤區(qū) 2：電子發(fā)票開(kāi)錯(cuò)后，在系統(tǒng)中找 “作廢” 按鈕

錯(cuò)誤操作：開(kāi)具電子普票后發(fā)現(xiàn)購(gòu)買(mǎi)方名稱錯(cuò)誤，在開(kāi)票系統(tǒng)中反復(fù)查找 “作廢” 功能，無(wú)法找到后直接刪除發(fā)票文件;

后果：電子發(fā)票已上傳至稅務(wù)系統(tǒng)，刪除本地文件無(wú)法改變 “已開(kāi)具” 狀態(tài)，若購(gòu)買(mǎi)方下載原發(fā)票報(bào)銷，會(huì)導(dǎo)致 “重復(fù)入賬”，銷售方也需對(duì)該發(fā)票申報(bào)納稅，造成稅負(fù)增加;

正確做法：立即停止尋找 “作廢” 功能，按電子發(fā)票紅沖流程處理，即使尚未跨月，也必須紅沖。

誤區(qū) 3：紙質(zhì)發(fā)票聯(lián)次不全，仍強(qiáng)行作廢

錯(cuò)誤操作：紙質(zhì)普票的發(fā)票聯(lián)丟失，僅留存記賬聯(lián)，仍在系統(tǒng)中作廢該發(fā)票;

后果：聯(lián)次不全的發(fā)票作廢不符合條件，稅務(wù)機(jī)關(guān)核查時(shí)會(huì)認(rèn)定為 “違規(guī)作廢發(fā)票”，根據(jù)《發(fā)票管理辦法》第三十五條，處 1 萬(wàn)元以下罰款;若丟失的發(fā)票聯(lián)被他人冒用報(bào)銷，還可能引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn);

正確做法：先按 “發(fā)票丟失” 流程處理(如登報(bào)聲明作廢、向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)備)，再對(duì)原發(fā)票進(jìn)行紅沖。

誤區(qū) 4：頻繁作廢紙質(zhì)發(fā)票，無(wú)合理原因

錯(cuò)誤操作：為 “控制當(dāng)月銷售額”，頻繁作廢紙質(zhì)發(fā)票(如當(dāng)月作廢 10 張以上，且無(wú)明確錯(cuò)誤原因);

后果：稅務(wù)系統(tǒng)會(huì)將 “高頻作廢發(fā)票” 列為風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，稅務(wù)機(jī)關(guān)會(huì)要求企業(yè)提供作廢原因說(shuō)明、業(yè)務(wù)合同、資金流水等資料，若無(wú)法證明作廢合理性，可能被認(rèn)定為 “虛開(kāi)發(fā)票” 或 “調(diào)節(jié)收入”，影響納稅信用等級(jí);

正確做法：開(kāi)票前仔細(xì)核對(duì)購(gòu)買(mǎi)方信息、金額、稅率，減少作廢頻率，確需作廢的，留存 “作廢原因證明”(如購(gòu)買(mǎi)方書(shū)面說(shuō)明、退貨協(xié)議)。

政策來(lái)源于：長(zhǎng)春稅務(wù)公眾號(hào)

說(shuō)明：因政策不斷變化，以上會(huì)計(jì)實(shí)操相關(guān)內(nèi)容僅供參考，如有異議請(qǐng)以官方更新內(nèi)容為準(zhǔn)。