需要臨時使用發(fā)票的單位和個人如何使用發(fā)票？

來源：東奧會計在線責編：劉凱莉2025-09-08 14:41:28

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在經(jīng)濟活動中，時常會出現(xiàn)單位或個人臨時需要發(fā)票的情況。無論是偶爾銷售一批貨物，還是臨時提供一項服務，合規(guī)獲取發(fā)票是保障交易合法性、明晰財務收支的關鍵環(huán)節(jié)。那么，對于這類臨時需求，該如何正確使用發(fā)票呢?下面將為您詳細介紹相關流程與要點。

一、明確適用情形

通常而言，當單位或個人并非長期、持續(xù)開展經(jīng)營業(yè)務，只是在特定的、一次性或短期的交易場景下，有開具或取得發(fā)票的需求時，就屬于臨時使用發(fā)票的范疇。比如，個人將自有閑置物品轉(zhuǎn)賣給他人、單位臨時承接一項非主營業(yè)務的小型勞務項目等情況，都可能涉及臨時發(fā)票的使用。

二、申請代開發(fā)票的渠道與流程

(一)經(jīng)營地稅務機關申請

根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》第十六條規(guī)定，需要臨時使用發(fā)票的單位和個人，可以憑購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動的書面證明、經(jīng)辦人身份證明，直接向經(jīng)營地稅務機關申請代開發(fā)票。這是最常見的途徑，具體步驟如下：

準備材料：

書面證明材料：這是關鍵資料，需詳細反映經(jīng)營活動的實質(zhì)內(nèi)容。若為銷售商品，應提供包含商品名稱、數(shù)量、單價、金額、買賣雙方信息等要素的購銷合同、訂單或相關協(xié)議;若提供服務，則需有服務內(nèi)容、服務期限、費用結(jié)算方式等明確條款的服務協(xié)議。若確實無法提供規(guī)范合同協(xié)議，也可提供能證實業(yè)務真實性的其他書面憑證，如交易雙方往來的郵件、聊天記錄截圖(需完整顯示交易關鍵信息)，或由購買方出具的帶有公章或簽字的購貨證明、服務確認書等。

經(jīng)辦人身份證明：提供經(jīng)辦人本人的有效身份證件原件及復印件，復印件需清晰可辨，且由經(jīng)辦人簽字注明 “與原件一致”。若經(jīng)辦人非單位法定代表人或個人本人，還需提供由單位或個人出具的授權(quán)委托書，明確委托事項、權(quán)限及期限等內(nèi)容。

前往稅務機關辦理：攜帶上述材料前往經(jīng)營地對應的稅務機關辦稅服務廳，取號排隊后，向窗口工作人員說明申請代開發(fā)票事宜，并提交材料。工作人員會對材料進行審核，重點核查業(yè)務真實性以及材料完整性。若材料存在問題，如合同關鍵信息缺失、身份證明不符合要求等，工作人員會當場告知需補充或更正的內(nèi)容，申請人需及時完善后重新提交。

繳納稅款(如有)：依照稅收法律、行政法規(guī)規(guī)定應當繳納稅款的，稅務機關會先征收稅款，再開具發(fā)票。例如，個人臨時提供勞務代開發(fā)票，可能涉及增值稅、個人所得稅等稅種;單位銷售貨物代開發(fā)票，可能涉及增值稅及相關附加稅費。具體應納稅種及稅率根據(jù)業(yè)務性質(zhì)和相關稅收政策確定。稅務機關會根據(jù)審核通過的業(yè)務金額計算應納稅款，并提供多種便捷的繳納方式，如刷卡、掃碼支付、銀行轉(zhuǎn)賬等。申請人完成稅款繳納后，稅務機關會出具完稅憑證。

領取發(fā)票：稅款繳納完畢，稅務機關會根據(jù)申請內(nèi)容開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容會嚴格按照業(yè)務實際情況填寫，包括銷售方(即申請代開方)、購買方信息，商品或服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等關鍵要素，確保發(fā)票信息與業(yè)務實質(zhì)完全一致。申請人核對發(fā)票內(nèi)容無誤后，簽字領取發(fā)票。

(二)委托代開機構(gòu)申請

稅務機關根據(jù)發(fā)票管理的需要，可以按照國務院稅務主管部門的規(guī)定委托其他單位代開發(fā)票。目前，部分地區(qū)會委托郵政網(wǎng)點、政務服務中心的第三方服務機構(gòu)等開展委托代開業(yè)務。通過委托代開機構(gòu)申請的流程與稅務機關類似，但需注意其受理業(yè)務范圍和辦理時間可能存在一定限制：

確認委托代開機構(gòu)：可通過當?shù)囟悇諜C關官方網(wǎng)站、辦稅服務廳公告或撥打 12366 納稅服務熱線等渠道，查詢所在地區(qū)有哪些合法的委托代開機構(gòu)以及其具體地址和聯(lián)系方式。

提交申請材料：與向稅務機關申請一致，需攜帶購銷商品、提供或者接受服務等經(jīng)營活動的書面證明以及經(jīng)辦人身份證明前往委托代開機構(gòu)。部分委托代開機構(gòu)可能還要求額外提供一些輔助材料，如申請代開單位的營業(yè)執(zhí)照復印件(針對單位申請)等，務必提前了解清楚并準備齊全。

審核與開票：委托代開機構(gòu)工作人員同樣會對材料進行審核，審核通過后，按照稅務機關規(guī)定的流程和要求開具發(fā)票。對于需要繳納稅款的業(yè)務，委托代開機構(gòu)會代稅務機關征收稅款，并開具相應的完稅憑證。申請人需仔細核對發(fā)票及完稅憑證信息，確認無誤后領取。

三、特殊情況處理 —— 跨區(qū)域經(jīng)營

(一)跨省級區(qū)域經(jīng)營

臨時到本省、自治區(qū)、直轄市以外從事經(jīng)營活動的單位或者個人，應當憑所在地稅務機關的證明，向經(jīng)營地稅務機關領用經(jīng)營地的發(fā)票。具體操作如下：

開具所在地稅務機關證明：出發(fā)前往異地經(jīng)營前，申請人需持相關資料前往所在地主管稅務機關申請開具《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》(部分地區(qū)已實現(xiàn)電子《外管證》，通過電子稅務局即可申請開具)。所需資料一般包括稅務登記證件(“多證合一” 納稅人提供加載統(tǒng)一社會信用代碼的營業(yè)執(zhí)照)、外出經(jīng)營合同原件及復印件等。稅務機關審核通過后，出具證明，并在系統(tǒng)中進行相關備案登記。

前往經(jīng)營地稅務機關辦理：到達經(jīng)營地后，攜帶《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》、經(jīng)辦人身份證明以及經(jīng)營活動相關書面證明(如合同等)，向經(jīng)營地稅務機關報驗登記，并申請領用發(fā)票。經(jīng)營地稅務機關會根據(jù)實際情況，確定領用發(fā)票的種類、數(shù)量以及領用方式。同時，可能會要求申請人提供保證人或者根據(jù)所領購發(fā)票的票面限額以及數(shù)量交納不超過 1 萬元的保證金，并限期繳銷發(fā)票。在經(jīng)營活動結(jié)束后，需及時向經(jīng)營地稅務機關辦理發(fā)票繳銷手續(xù)，并進行經(jīng)營地稅款清算，然后回所在地稅務機關辦理《外出經(jīng)營活動稅收管理證明》核銷手續(xù)。

(二)省內(nèi)跨市、縣經(jīng)營

臨時在本省、自治區(qū)、直轄市以內(nèi)跨市、縣從事經(jīng)營活動領用發(fā)票的辦法，由省、自治區(qū)、直轄市稅務機關規(guī)定。不同省份規(guī)定存在差異，部分地區(qū)允許直接在經(jīng)營地稅務機關按照臨時經(jīng)營申請代開發(fā)票，流程與在本地經(jīng)營地申請類似;部分地區(qū)則要求通過電子稅務局等線上平臺進行跨區(qū)域涉稅事項報告，經(jīng)兩地稅務機關信息交互確認后，在經(jīng)營地領用發(fā)票。例如，在某些省份，納稅人可登錄本省電子稅務局，進入 “跨區(qū)域涉稅事項報告” 模塊，填寫相關經(jīng)營信息，提交申請后，系統(tǒng)自動將信息傳遞至經(jīng)營地稅務機關。待經(jīng)營地稅務機關審核通過，納稅人即可在經(jīng)營地辦理發(fā)票領用等涉稅事宜。在辦理過程中，務必關注本省稅務機關發(fā)布的具體規(guī)定和操作指南，以免因流程錯誤影響發(fā)票獲取。

政策來源于：天津稅務公眾號

說明：因政策不斷變化，以上會計實操相關內(nèi)容僅供參考，如有異議請以官方更新內(nèi)容為準。