備用金是指付給單位內(nèi)部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費(fèi)等用的款項(xiàng)。

　　(1)備用金的領(lǐng)用

　　單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要領(lǐng)田備用金，一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證，財(cái)務(wù)部門作為記賬依據(jù);第二聯(lián)為結(jié)算憑證，借款期間由出納員留存，報(bào)銷時(shí)作為核對依據(jù)，報(bào)銷后隨同報(bào)銷單據(jù)作為記賬憑證的附件;第三聯(lián)交借款人保存，報(bào)銷時(shí)由出納員簽字旨作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù)。經(jīng)辦人在填寫借款憑證時(shí)，應(yīng)當(dāng)如實(shí)認(rèn)真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款記賬憑證。

　　對于企業(yè)來說，借用備用金的現(xiàn)金付款憑證，其貸方科目自然為“庫存現(xiàn)金”科目，借方科目則為“其他應(yīng)收款——備用金”科目;對于預(yù)算單位，借用備用金的，其貸方科目自然為“經(jīng)費(fèi)現(xiàn)金”或“庫存現(xiàn)金”科目，借方科目則為“暫付款”科目。出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證付給現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票)。

　　【例】某公司銷售科領(lǐng)借備用金400元，作零星采購和開支使用，經(jīng)辦人為××�！痢猎陬I(lǐng)用備用金時(shí)，應(yīng)按規(guī)定填制借款憑證，有關(guān)人員編制現(xiàn)金付款記賬憑證，出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票)，其會計(jì)分錄為：

　　借：其他應(yīng)收款——備用金 400

　　　　貸：庫存現(xiàn)金 400

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