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　　【知識點】內(nèi)部控制活動類指引

　　(二)采購業(yè)務(wù)

　　采購是指購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。

　　1.采購業(yè)務(wù)需關(guān)注的主要風(fēng)險

　　(1)采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。

　　(2)供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價機制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

　　(3)采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。

　　2.內(nèi)部控制要求與措施

　　(1)購買

　?、倨髽I(yè)的采購業(yè)務(wù)要盡量集中，避免多頭采購或分散采購。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換。重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進行論證，實行集體決策和審批。企業(yè)除小額零星物資或服務(wù)外，不得安排同一機構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程。

　?、谄髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。

　　③企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準入制度。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應(yīng)商進行資信調(diào)査。

　?、芷髽I(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。大宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準、實施程序和評標(biāo)規(guī)則;一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議;小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。

　?、萜髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購物資定價機制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格。大宗采購等應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式確定采購價格，其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，并對最高采購限價適時調(diào)整。

　?、奁髽I(yè)要建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員進行驗收;驗收時涉及技術(shù)性強的、大宗的和新、特物資采購的，還應(yīng)進行專業(yè)測試。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。

　　(2)付款

　　①企業(yè)要加強采購付款的管理，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。

　?、谄髽I(yè)應(yīng)當(dāng)加強對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

　　企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。

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